Quelles conditions mettre en place pour que les processus décisionnels engagent les individus et les groupes à exécuter les décisions prises? Comment organiser la prise de décision pour générer une interprétation partagée des choix retenus suffisante pour assurer la cohérence entre les actions de chacune et de chacun? Quel type de participation instaurer pour associer les actrices et les acteurs concernés selon leur niveau de responsabilité vis-à-vis les choix à faire? Voilà des questions auxquelles des pilotes assurant non seulement la qualité des prises de décision, mais aussi une mobilisation solidaire à leur mise en application se doivent de répondre. Nous proposons ici un cadre d’organisation qui permet d’articuler la participation des individus, des groupes et des instances au processus décisionnel.

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Des objets de décision

Le premier élément du cadre organisationnel de la participation proposée se rapporte aux objets de décision. Si certains de ces objets peuvent commander une organisation de participation très élaborée, comme la formulation du projet éducatif ou l’élaboration du code de vie de l’école, d’autres peuvent être beaucoup moins exigeants à ce titre. Dans l’établissement scolaire, ces objets sont nombreux et de sources multiples. Pour plusieurs de ces objets de décision, une participation minimale est spécifiée dans des encadrements administratifs et législatifs de l’organisation scolaire de l’établissement. Quelques exemples québécois :

• • • objets découlant de la Loi de l’instruction publique. :
      • le projet éducatif;
      • le plan d’action;
      • le plan de lutte contre l’intimidation et la violence;
      • les règles de conduite et les mesures de sécurité;
      • les normes et les modalités d’évaluation;
      • le choix du matériel didactique;
      • le budget de l’établissement;
      • le classement et la promotion;
      • etc.

• • • • objets découlant du Régime pédagogique :
        • les modalités d’application du régime pédagogique;
        • le temps alloué à chaque matière;
        • la programmation des activités éducatives;
        • la mise en œuvre des programmes des services complémentaires;
        • etc.

• • • • objets découlant des conventions collectives :
        • l’organisation pédagogique de l’école;
        • la répartition des tâches;
        • l’organisation des journées pédagogiques;
        • l’organisation du perfectionnement;
        • les modalités et les sujets de participation du personnel;
        • etc.

• • • • objets découlant de l’organisation scolaire de l’établissement :
        • le choix et l’organisation des activités étudiantes et des sorties;
        • l’organisation et l’assignation des tâches;
        • la programmation des horaires (enseignement, surveillance, examens);
        • les pratiques d’encadrement;
        • etc.

Étapes de la prise de décision

Le deuxième élément à considérer dans l’organisation de la participation aux décisions est les étapes de la prise de décision. St-Arnaud (2010) propose cinq étapes par lesquelles une décision est prise, soit : la définition de la cible commune (s’entendre sur quel objet portera la décision), l’échange d’informations à propos de faits et de perceptions sur le contexte et l’objet, la collecte des opinions, la délibération et le choix[1].

Évoquer la participation aux décisions, est-ce à dire que tout le monde doit décider de tout, tout le temps? Poser la question, c’est y répondre. Il y a différentes façons de prendre part à un processus décisionnel à l’intérieur de chacune de ses étapes. Parfois, des groupes d’actrices et d’acteurs peuvent être consultés, d’autres fois ils peuvent être directement impliqués dans la décision et à d’autres moments, ils peuvent tout simplement ne pas en être informés. Différents types de participation sont à considérer pour chacun des groupes et à chacune des étapes du processus. Les choix de types de participation se déclinent en fonction de l’objet décisionnel et du contexte organisationnel en cause.

Pour déterminer ces différents types de participation, nous nous sommes inspirés de la nomenclature classique de Tannenbaum et Schmidt (1958) sur les types de participation à la prise de décision en fonction d’un continuum de styles de leadership (Bergeron et al, 1979). Un continuum entre un dirigeant qui, dans un exercice d'autorité, prend seul la décision et l’annonce et un dirigeant qui, dans un exercice de leadership, incite le personnel à prendre l'initiative d’identifier le problème, d’énumérer des solutions et de choisir la solution. Voici un résumé de ces types de participation du continuum :

1. 1. le dirigeant décide seul et annonce la décision;
   2. le dirigeant prend la décision et l’explique au groupe;
   3. le dirigeant prend une décision, présente ses raisons et invite le personnel à poser des questions;
   4. le dirigeant prend une décision préliminaire, expose le problème, obtient des réactions et arrive seul à la décision finale;
   5. le dirigeant expose le problème, obtient des suggestions, les prend en considération et prend la décision;
   6. le dirigeant explique le problème ou la situation, définit les paramètres, indique ses limites quant aux choix possibles et laisse le groupe décider;
   7. le dirigeant permet au groupe d’identifier le problème, d’énumérer les options, de choisir les alternatives et de décider de l’action.

Nous retenons que les différents types de participation se retrouvent sur un continuum entre une absence totale de participation à une totale participation. Nous réinterprétons ce continuum dans la figure suivante :

D’un côté, une dirigeante peut ne pas informer et, à l’autre extrémité du continuum, elle permet à un groupe de décider de façon autonome en fonction d’un mandat qui lui a été confié. Entre ces deux pôles, la gestionnaire peut choisir de limiter la part de la décision à une stricte information sur celle-ci, elle peut aussi consulter à son propos ou même codécider avec les actrices et les acteurs concernés. Remarquons que les types de participation se situent sur un continuum et s’articulent selon différentes modalités de sollicitation et d’investissement. À ce titre, ce sont les pilotes qui choisissent ces modalités selon les types de participation qu’ils jugeront pertinents au regard de l’objet de décision, des étapes du processus, des actrices et des acteurs concernés et des lieux sollicités.

Au-delà même des règles et des lois auxquelles les pilotes doivent se soumettre concernant la participation des parties prenantes aux décisions, la décision de l’organisation de la participation leur appartient. À ce titre, pour certains dossiers jugés particulièrement névralgiques pour le développement de l’établissement tels le projet éducatif, un plan d’action, l’aménagement de l’horaire des cours et des activités ou autres, ils peuvent s’adjoindre un comité qui copilotera cette organisation de la participation. Dans ce comité, il y aura codécision en ce qui concerne l’organisation de la participation et les synthèses des données cumulées et des propos entendus.

Dans cette perspective, un comité de pilotage du projet éducatif, par exemple, aura le mandat d’organiser et d’animer la participation au processus décisionnel du projet. Pour ce faire, il recourra à différents types de participation selon les étapes de ce processus. À des moments, il informera sur le déroulement de la démarche et de ses activités qui aura lui-même décidé. À d’autres, il orchestrera une consultation dans différents lieux pour faire émerger une analyse collective de la situation et fera une synthèse des propos entendus. Ensuite, il pourra faire valider ces synthèses dans ces lieux et y suscitera des délibérations à propos des orientations de l’école. Il rédigera un document qui reflètera les orientations qui auront émergé du processus. Finalement, il déposera le document du projet à l’instance de gouverne afin qu'elle décide de son adoption.  

 Un exemple d’organisation de la participation

 Afin d’illustrer nos propos, nous vous présentons un exemple d’une organisation de la participation à une prise de décision relative à une politique d’encadrement des élèves.

Objets : Politique d’encadrement des élèves