Comment les membres d’un groupe, d’un comité, d’une instance, d’une équipe ou même des actrices ou des acteurs seuls procèdent-ils pour prendre des décisions? Quelle procédure appliquent-ils pour y parvenir? Voilà des questions auxquelles des pilotes assurant la qualité des prises de décision se doivent de répondre. Nous proposons, en nous inspirant des travaux de St-Arnaud (2008), un guide découpant le processus décisionnel en étapes elles-mêmes regroupées en phases distinctes.

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→  A-    L’intelligence

La première phase, l’intelligence (A), consiste à développer une compréhension de la situation en cause par la collecte d’informations sur les faits observés et sur les perceptions présentes. Dans une équipe ou un groupe, cette collecte fera place à un partage d’informations et à la recherche d’une compréhension collective de la situation. La phase de l’intelligence comprend trois étapes :

1- La définition

Dans la perspective du groupe optimal de St-Arnaud (2008), l’étape première d’une prise de décision est la définition d’une cible commune pour les participantes et les participants de la réunion. « Toute décision du groupe doit porter sur un objet précis dont la définition est acceptée par tous les membres. Sans une telle précaution, la décision risque de n’être qu’apparente, car tous ne se prononceront pas nécessairement sur le même objet » (p. 107). Par « cible », nous entendons tout sujet ou toute question qui mobilise, du moins momentanément, l’attention d’un groupe de personnes. L’adjectif « commune » qui caractérise cette cible indique que les membres du groupe perçoivent cette dernière de la même manière et qu’ils lui accordent suffisamment d’importance pour s’efforcer de l’atteindre en prenant la décision requise.

2- L'information de base

Les participantes et les participants partagent les informations et leurs connaissances sur l’objet de la prise de décision et un effort est apporté afin de rendre accessibles les informations existantes à son sujet : données sur le contexte et l’état de la situation, décisions antérieures ou connexes, contraintes organisationnelles… Une place est laissée aux interrogations de clarification.

3- La collecte d'opinions

Selon St-Arnaud (2008), il peut être utile d’aménager une période où chaque participante et participant pourra émettre son avis quant à la situation en cause et à l’objet de décision. Afin d’assurer que tous expriment leur avis, il est souhaitable, à cette étape, que les interventions ne se limitent qu’à exprimer des opinions personnelles, et ce, sans qu’elles soient commentées. Une telle centration sur les opinions peut faciliter l’écoute attentive de celles-ci avant d’amorcer la discussion qui pourrait générer des tensions rendant difficile l’écoute des divers avis.

→  B- La conception

La deuxième phase, appelée la conception (B), consiste à forger, par rapport à la situation en cause, différentes options parmi lesquelles un choix sera fait.    Cette phase est constituée d’une seule étape :

4- La délibération

Une fois les opinions entendues, prend place une étape de délibération où les participantes et les participants, encouragés à le faire, avancent différentes options possibles, débattent sur celles-ci, manifestent leurs désaccords et leurs préférences. Ainsi, une liste restreinte d’options peut être établie.

→ C- La sélection

La troisième et dernière phase, la sélection (C), se rapporte au choix entre les options avancées. En effet, une prise de décision implique que différentes solutions ou avenues d’action sont possibles et qu’une de celles-ci, estimée la plus appropriée, soit retenue.                                                                                                       

5- La  décision

Finalement, après avoir cerné les différentes options possibles, les participantes et les participants arrêtent un choix sur l’une de celles-ci. Si, parmi les options énumérées, le ralliement autour d’un choix donné se fait assez spontanément, l’accord est alors établi plus ou moins formellement, et ce, selon les usages du groupe ou de l’instance. Toutefois, lorsque le ralliement est moins spontané, différents procédés de choix peuvent être utilisés pour faciliter cette étape finale du processus.

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Une construction de sens partagé

L’enjeu transversal de chacune des étapes de la prise de décision est de faire émerger, à travers les phases de l’intelligence, de la délibération et de la prise de décision, une construction de sens partagé qui sera moteur d’engagement dans l’application du choix retenu.

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