Des instruments et un dispositif de veille

Si le grand mérite d’une carte stratégique est d’offrir, d’un seul coup d’œil, une lecture d’ensemble de la stratégie, celle-ci ne permet pas un suivi ou un monitorage précis des réalisations. Pour ce faire, des indicateurs et des cibles doivent être accolés à chacun des objectifs. Ainsi apparaissent les éléments essentiels d’une veille stratégique effective, soit des informations permettant la régulation de l’établissement au regard de ses objectifs. 

Pour faire apparaître les informations nécessaires à cette régulation, chacun des axes stratégiques se décline en trois composantes fondamentales. Ainsi, en fonction de la mission, de l’objectif général et du projet éducatif, chacun des axes se décline en :

[1] Nous présentons ici les objectifs comme des énoncés généraux de but. En cela, nous nous distinguons des invitations à décrire de façon spécifique et mesurable, dans son énoncé, l’objectif.  L’importance, à notre point de vue, se porte davantage sur un effort de mobilisation et d’expression collective permettant une co-construction de sens collectif,  que sur un devoir de formulation selon des règles précises. Nous considérons qu’à partir d’un énoncé signifiant pour les actrices et les acteurs, ceux-ci seront en mesure, par la suite, d’y apporter les précisions utiles dans une formulation subséquente d’indicateurs et de cibles.

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Pour assumer une veille consistante, chacun des objectifs des cinq axes de la carte stratégique est associé à un ou quelques indicateurs et cibles qui permettront de mesurer le niveau d’atteinte ceux-ci.

Illustration Pour bien démarquer un indicateur d’une cible, nous utilisons l’exemple de la température dans une pièce. L’objectif est de maintenir une température de confort pour les personnes dans la pièce. L’indicateur nous permettant de vérifier l’atteinte de cet objectif est les degrés centigrades indiqués sur le thermomètre Celsius dans la pièce. Si l’indicateur ne varie pas, la cible varie en fonction des personnes présentes dans la pièce et de leur activité. En effet, la rencontre de l’objectif de confort est variable selon le besoin des personnes présentes (22 degrés pour des personnes âgées vs 20 degrés pour de jeunes adultes) et le type d’activités pratiquées (23 degrés pour une séance de relaxation vs 18 degrés pour un entraînement de tennis de table).

Voici quelques exemples d’indicateurs et de cibles se rapportant à chacun des axes stratégiques:

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L’articulation des planifications pour une veille

Les pilotes des établissements scolaires composent souvent avec différents outils de planification de leurs opérations. Au Québec, par exemple, le pilotage des opérations de l’établissement se fonde sur son projet éducatif, son plan d’action, un plan de lutte à la violence et à l’intimidation et, possiblement, d’autres planifications internes. Une telle multiplication des outils de planification peut générer des carences de cohérence dans la réalisation des opérations et, ultimement, de la confusion entre les différentes finalités contenues dans chacune de prévisions et prospections. Pour les pilotes, différentes interventions sont nécessaires pour assurer cette cohérence :

♣  S’assurer que les cinq axes stratégiques soient couverts dans les divers plans

Le traitement des prévisions d’action en fonction des cinq axes stratégiques – résultats, parties prenantes, processus d’action, apprentissages, ressources matérielles et financières- permet d’appréhender de façon stratégique, globale et prospective l’ensemble des dimensions afin de pouvoir orchestrer la progression de l’établissement vers l’atteinte de sa mission.

♣  Veiller à ce que les objectifs indiqués dans les plans se déclinent en indicateurs et en cibles

Des objectifs demeurent souvent des énoncés généraux offrant peu de clés de lecture de la progression vers ceux-ci. Reconnaître des signes qui indiqueront le niveau de succès à atteindre – des indicateurs -  et cerner des cibles précises pour calibrer les résultats obtenus permet des lectures fines de cette progression et favorisent les ajustements appropriés.

♣  Faire en sorte que des lectures régulières des résultats obtenus soient prises et diffusées

Les objectifs déclinés en indicateurs et en cibles demeureront des vieux pieux si ceux-ci ne sont pas confrontés aux résultats obtenus. Régulièrement, l’état des réalisations et des résultats doit être prélevé en fonction des indicateurs établis afin de les comparer avec les cibles avancées.  Les indicateurs et les cibles sont des repères permettant de mesurer la progression au regard des objectifs.

♣  Organiser les outils de comparaison afin de permettre une vielle constante et facile

En considérant que la veille est avant tout une opération permettant d’interroger les réalisations et les résultats en fonction des prévisions avancées, il apparaît donc nécessaire que les suivis des planifications permettent facilement de comparer ces résultats aux cibles prévues, et ce, en fonction des indicateurs retenus. Lorsque les résultats, aux fins de comparaison, peuvent apparaître distinctement et clairement dans les outils de planification, ces outils peuvent être utilisés comme instruments de veille.  Toutefois, lorsque ceux-ci ne permettent pas d’afficher les résultats ou même de les présenter visuellement de façon à établir facilement les comparaisons, il devient difficile de les utiliser comme tels. Il peut aussi être difficile de se référer à plusieurs plans pour maintenir une veille globale et cohérente – stratégique - des multiples actions et de leurs résultats. Dans ces cas, les pilotes s’assureront que l’exercice de veille dans son établissement s’effectue à partir d’instruments de vielle facilement consultables et desquels les comparaisons peuvent être établies entre ce qui est prévu et ce qui a été réalisé et obtenu. Pour ce faire, certains adapteront leurs outils de planification à cette fin, parfois en les regroupant dans un seul plan.   D’autres préféreront utiliser un tableau de bord qui offre une lecture globale de la progression de l’ensemble des objectifs stratégiques de l’établissement; une lecture facilement communicable.

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