Des instruments et un dispositif de veille

Depuis quelques années, en empruntant une image associée au pilotage de véhicule tel l’avion, l’instrument du tableau de bord[1] est de plus en plus utilisé dans la gestion des organisations. Comme dans l’avion, le tableau de bord fournit une vue globale des informations essentielles sur l’état de composantes de l’organisation déterminantes pour sa progression. Ces informations sont mises en relation entre elles en fonction du cap à maintenir et de la destination à atteindre. 

781

Observer les résultats

Le tableau de bord est avant tout un instrument de monitorage des résultats selon les cinq axes stratégiques d’un établissement : les résultats d’apprentissage, les attitudes et comportements des parties prenantes, les processus d’action et les ressources.  Préalablement à son élaboration, la stratégie de l’établissement aura été formalisée dans le cadre de son projet éducatif. Une carte stratégique générale et des cartes propres aux entités articulant les objectifs selon ces cinq axes auront été conçues par ses actrices et ses acteurs dans un exercice prospectif de construction collective de sens. Une identification subséquente d’indicateurs et de cibles sera requise pour constituer le tableau de bord comme instrument de veille.

Arrive l’étape de confection du tableau de bord en tant que tel. À l’image des tableaux de bord d’un avion, ces informations apparaissent dans des « instruments » dans lesquels les indicateurs et les cibles sont rapportés vis-à-vis chacun des objectifs. À ceux-ci, s’ajouteront les résultantes obtenues en cours d’action. Le tableau de bord permet de saisir « d’un seul coup d’œil » une lecture des résultantes ou regard des cibles.  

L’usage de schémas, de graphiques et de représentations diverses facilite cette saisie des informations. Pour souligner les zones de force et celles de vulnérabilité, peuvent s’ajouter des marqueurs de progrès ou d’alerte, telle l’image d’un feu de circulation, au rouge s’il y a un blocage, au vert si la progression est conforme ou même supérieure à la cible et au jaune s’il y a des inquiétudes au regard de la progression attendue.   Les concepteurs du tableau de bord se doivent de faire preuve d’imagination afin d’opter pour la forme la plus appropriée pour le monitorage et la communication recherchés. 

La consignation des résultats

Dans le modèle de tableau de bord de Kaplan et Norton (1998, 2001), aux objectifs importés de la carte stratégique sont accolés des indicateurs, des cibles. À ceux-ci s’ajoutent les résultantes obtenues en cours d'action afin de permettre une comparaison avec les cibles énoncées. Ainsi, le tableau de bord devient un instrument permettant des lectures des progressions chemin faisant pouvant guider les décisions de régulation. Voici un exemple de cette articulation.

Les résultantes et les cibles relatives à chacun des indicateurs peuvent être imagées afin de mettre l’emphase de façon imagée sur les résultats obtenus au regard des résultats ciblés. Attirer l’attention et permettre, d’un seul coup d’œil, d’apprécier ces résultats obtenus et d’y accorder un sens. 

Illustration
Augmentation obtenue de 3% inférieur à la cible de 5% - bonhomme triste -  -	96% des élèves expriment un sentiment de sécurité plus grand que le 95% visé	Lumière verte

Fernandez (2007) donne les exemples suivants de représentations d’indicateurs de progrès et d’alertes[1].

Un indicateur du tout ou rien avec une alerte
Un indicateur de mesure de type Thermomètre
Un indicateur de mesure de type jauge
Un indicateur de mesure de type courbe de tendance
Un indicateur de mesure de type multi-seuils

Des chiffriers de type EXCEL offrent une gamme de graphiques pouvant illustrer de façon schématique des indicateurs. 

Nous vous présentons un exemple de tableau de bord complet. Comme pour la carte stratégique présentée antérieurement, il s’agit d’un exemple qui, dans sa présentation et sans ses libellés, n’est qu’une illustration. Les concepteurs d’un tableau de bord pour un établissement donné auront à trouver la présentation et les libellés les plus pertinents au pilotage à y exercer.

784

Tableau de bord : Exemple

Adapter ses outils de veille en fonction de ses pratiques

L’usage du tableau de bord tel que présenté peut s’avérer, avec des adaptations propices à chacune des situations, un outil de vielle pertinent pour plusieurs directions. D’autres peuvent estimer que leur pilotage du sous-système de veille s’effectuera à partir des outils de planification d’action utilisés. Au-delà du choix des outils, nous soulignons des principes moteurs de la conception et de l’usage de ceux-ci pour assurer un accès à des informations et une communication permettant la régulation des progressions vers les objectifs :

• • Retenir les objectifs jugés les plus déterminants – en nombre limité - pour la poursuite de la mission et de l’objectif général de l’établissement correspondant aux facteurs stratégiques identifiés dans l’analyse de situation.
  • Amorcer l’élaboration de la stratégie pour l’identification d’objectifs de résultat d’apprentissage et d’éducation pour les élèves.
  • Lorsque cela s’avère nécessaire pour réaliser un suivi sur les déterminants de la progression vers chacun de ces objectifs de résultat, veiller à ce que des objectifs conséquents soient identifiés dans chacun des quatre autres axes stratégiques de l’établissement :

Pour ce faire, le recours à une carte stratégique comportant ces axes peut être aidant. 

• • Accoler à chacun des objectifs un indicateur et une cible.
  • Assurer que dans les outils, souvent sous une forme imagée, que les données sur les résultantes obtenues puisent être indiquées en cours d'action.