Des communications à organiser

3.9 Soutenir la conception des messages

Au-delà de la communication à organiser dans l’établissement, la direction, dans son rôle de diffuseur et de porte-parole, doit veiller à la qualité des activités de diffusion menées par elle-même ou par d’autres acteurs : présentation à une assemblée de professeurs, communiqué aux parents... La formule émise par Lasswell en 1948 demeure une référence pour concevoir une activité de communication de transmission d’un message ou d’une information.

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L’efficacité de la communication avec enjeux[1] dépendra cependant de la façon dont vous respectez les lois et les règles de la communication et dont vous maîtriserez les techniques permettant de les appliquer. Avant de déterminer QUOI DIRE et COMMENT LE DIRE, je dois savoir ce qui suit…

Pour que la communication soit efficace, pour que je réalise mon objectif et que le résultat du processus de communication coïncide avec l’effet recherché, il faut donc au préalable effectuer un travail de préparation. ( Devirieux, 2008, p. 11)

[1] Ce qui est toujours le cas dans une communication organisationnelle particulièrement pour une direction.


QUI?	Émetteur: celui qui parle, écrit, émet des signes visuels, sonores...	Quel est mon intérêt? Quelles sont ma légitimité, mon leadership, mon autorité? Quelle est mon intention?
DIT QUOI?	Contenu du message	Quel est le sujet à aborder? Qu'est-ce qui doit être traité pour la meilleure compréhension? Quel est le message essentiel?
À QUI	Les destinataires, les récepteurs, captent les signaux, entendent, écoutent, lisent, voient, interprètent...	Qui sont les destinataires? Quelle est leur grille d'interprétation(attentes, intérêts, besoins, préjugés, pràoccupations, enjeux? Quels sont leurs compréhensions, leurs connaissances antérieures, leur niveau de langage? Quelle est leur humeur du moment? Quelles sont leurs habitudes de communication?
PAR QUEL MOYEN?	Le message est véhiculé à travers une rencontre interpersonnelle, une réunion, un texte, un enregistrement sonore ou vidéo, un message courriel, l'intranet, les réseaux sociaux...	Quels moyens peuvent être utilisés en fonction des compétences et des ressources présentes (temps, énergie, financement...)?
AVEC QUEL EFFET?	l'effet recherché chez les destinataires: une conscientisation, une connaissance, une interrogation, un engagement, une action, une réaction...	Quel effet est recherché? Est-il en lien avec le sujet abordé? l'effet recherché est-il réaliste et pertinent? Des risques d'effets indésirables sont-ils présents?

Tableau inspiré de Devirieux (2008)

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L'erreur la plus commune, c’est la confusion entre QUI et À Qui. La plupart des gens font de la communication projective, c’est-à-dire qu’ils projettent sur les autres leurs propres intérêts, espoirs et humeurs; ils ne tiennent pas compte des intérêts, besoins et humeurs des autres. Finalement, ils parlent pour se conforter, se gratifier, se justifier, … Ils parlent à eux-mêmes. Ce qui est vrai pour les individus est vrai pour les organisations qui, ne considérant que leur intérêt, ont beaucoup de mal à se mettre à la place et à la portée du public. (Devirieux, 2008, p13)

Une communication stratégique

La réalisation d’une communication, étant donné le caractère organisant de tout processus d’échange d’informations et de construction de sens partagé qu’il devrait susciter, est une action qui est stratégique. Si la communication informelle est, de par sa nature, plutôt spontanée, les activités de communication formelle, donc prévues, devraient s’inscrire dans une stratégie déterminée. Encore ici, les automatismes sont à éviter. Dans les moyens verbaux de communication, les réunions de groupe de travail sont reconnues comme les plus efficaces. Par contre, si celles-ci deviennent routinières et entretiennent une réception passive des informations livrées, elles risquent de ne pas générer la construction de sens recherchée et de devenir plutôt associées à des pertes de temps… Si la réunion représente un potentiel de communication important, elle est à «manipuler avec soin et perspicacité». Parfois vaut mieux contremander une réunion et trouver d’autres moyens pour faire circuler des informations que d’en tenir une qui sera peu significative pour les destinataires.

En fait, toute communication organisée, tant dans son contenu, son moment, sa forme et son lieu devrait être associée à des intentions stratégiques au regard de l’effet recherché et relever d'une perspicacité tactique dans les moyens utilisés.

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